Obligados a Facturar Electrónicamente

Según la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), las siguientes personas y entidades deben emitir facturas electrónicas:

• Personas Jurídicas: Todas las empresas constituidas como personas jurídicas que enajenen bienes y/o servicios.
• Responsables del IVA y del Impuesto Nacional al Consumo (INC): Quienes estén registrados como responsables de estos impuestos.
• Personas Naturales con Ingresos Brutos Superiores a 3.500 UVT: Aquellas que vendan bienes o servicios y superen este umbral.
• Contratistas del Estado con Ingresos Brutos Superiores a 4.000 UVT: Personas naturales que presten servicios al Estado y superen este límite de ingresos.
• Personas Naturales con Actividades Específicas: Aquellas con ingresos inferiores a 3.500 UVT, pero que posean más de un establecimiento de comercio, exploten intangibles, sean usuarios aduaneros o manejen consignaciones e inversiones superiores a 3.500 UVT.

Exentos de Facturar Electrónicamente

Existen casos en los que no es obligatorio emitir factura electrónica. Estos incluyen:

• Entidades Financieras: Bancos, corporaciones financieras y compañías de financiamiento.
• Cooperativas y Fondos de Empleados: Cooperativas de ahorro y crédito, cooperativas multiactivas y fondos de empleados en sus operaciones financieras.
• Personas Naturales No Responsables de IVA o INC: Aquellas que venden bienes excluidos o prestan servicios no gravados con el IVA y cuyos ingresos no superen 3.500 UVT.

Requisitos para Implementar la Facturación Electrónica

1. Inscripción en el RUT: Estar inscrito en el Registro Único Tributario (RUT) como responsable de IVA, INC o como obligado a facturar.
2. Resolución de Autorización: Solicitar a la DIAN la habilitación para facturar electrónicamente y obtener una resolución de autorización.
3. Software de Facturación Electrónica: Contar con un software que cumpla con los estándares de la DIAN.
4. Certificado Digital: Obtener un certificado digital de una entidad certificadora acreditada por la ONAC.
5. Pruebas y Habilitación: Realizar pruebas técnicas en el ambiente habilitado por la DIAN.
6. Conexión a Internet: Disponer de una conexión estable para enviar y validar las facturas en tiempo real.
7. Integración Contable: Adaptar los sistemas contables para que estén sincronizados con el software de facturación electrónica.
8. Conservación de Documentos: Registrar y conservar las facturas electrónicas por el tiempo requerido.
9. Cumplimiento de Normas Técnicas: Incluir datos mínimos requeridos como información del emisor y receptor, número consecutivo autorizado, y código QR.

Beneficios de la Facturación Electrónica

• Eficiencia Operativa: Reduce errores y optimiza procesos manuales.
• Reducción de Costos: Disminuye gastos en papel, impresión y almacenamiento físico.
• Seguridad: Garantiza la protección de la información y facilita el intercambio seguro de documentos.
• Transparencia: Refuerza la relación con clientes y proveedores al proporcionar claridad en las transacciones.
• Cumplimiento Tributario: Asegura la adherencia a las normativas fiscales, evitando sanciones.

Sanciones por Incumplimiento

El incumplimiento en la emisión de facturas electrónicas puede conllevar:

• Multas económicas.
• Restricciones en la posibilidad de deducir costos y gastos.
• Suspensión temporal de actividades comerciales.

Es fundamental cumplir con estas obligaciones para evitar penalidades y garantizar una correcta gestión fiscal.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

¿Qué es la factura electrónica?

Es un documento digital que valida transacciones comerciales con la misma validez legal que una factura en papel.

¿Cómo sé si estoy obligado a facturar electrónicamente?

Revise si cumple los criterios establecidos por la DIAN, como ser responsable de IVA o superar ciertos umbrales de ingresos.

¿Qué sanciones existen por no cumplir con la facturación electrónica?

Las sanciones incluyen multas y la posibilidad de ser excluido del régimen tributario, entre otras.

¿Cuáles son los beneficios de implementar este sistema?

Mejora la eficiencia operativa, reduce costos y garantiza el cumplimiento normativo.